Melindungi Data di Lingkungan yang Cepat & Tidak Pasti Saat Ini
Pencadangan dan pemulihan data server online berlangsung

Oleh Bud Stoddard, Presiden & CEO, AmeriVault Corp.

Data, Landasan Bisnis Saat Ini

Data bukan hanya fondasi bisnis di semua industri, tetapi tetap menjadi aset strategis vital yang tak tergantikan. Namun, aset ini terancam hari ini lebih dari sebelumnya, mengingat meningkatnya ancaman bencana akibat perang yang akan datang dan kegiatan teroris baru-baru ini dan yang potensial di masa depan. Menurut Departemen Tenaga Kerja AS, 93% perusahaan yang mengalami kehilangan data yang signifikan akan gulung tikar dalam waktu 5 tahun.

Akibatnya, perlindungan data telah menjadi komponen penting dalam pemulihan bencana organisasi dan rencana kelangsungan bisnis. Profesional perencanaan bencana saat ini bertanggung jawab untuk memastikan operasi tanpa gangguan dan pemulihan data dengan segera. Dihadapkan dengan jendela pemulihan yang semakin sempit dan “toleransi nol” untuk gangguan, mereka tidak punya pilihan selain mencari solusi pemulihan di luar kotak. Kemampuan pemulihan bencana tradisional dan solusi bisnis untuk memenuhi tujuan perusahaan dalam skema kelangsungan bisnis secara keseluruhan harus dievaluasi dan metodologi baru diperkenalkan.

Dengan kemampuannya untuk melakukan pencadangan dan pemulihan dengan paling cepat dan efisien, pencadangan online menjawab tuntutan bisnis saat ini di masa yang tidak pasti ini. Tidak heran jika teknologi yang dulunya dianggap tidak konvensional dan eksperimental, dengan cepat menjadi arus utama. IDC memperkirakan bahwa hingga tahun 2006, pertumbuhan pesat akan terus berlanjut di bidang pencadangan jarak jauh.

Lawyer’s Weekly, sumber informasi hukum teratas di negara ini untuk praktik pengacara, telah menggunakan cadangan online selama bertahun-tahun untuk melindungi data mereka. “Perasaan saya adalah bahwa Anda hanya sebaik cadangan terakhir Anda. Perusahaan kami memiliki banyak lokasi terpencil tanpa administrator sistem. Akibatnya, kami benar-benar bergantung pada pencadangan online sebagai sarana untuk memastikan bahwa pencadangan kami dilakukan pada setiap hari di situs-situs ini,” kata Tom Bannister, Manajer Sistem, Mingguan Pengacara.

Manajemen Data Berkembang

Perubahan luar biasa dalam cara bisnis bekerja, didorong oleh online dan proses elektronik lainnya yang berlangsung 24 jam sehari. Proses bisnis menjadi lebih padat, dan aktivitas bisnis yang memakan waktu berhari-hari sekarang terjadi dalam hitungan jam atau menit secara global. Perusahaan tanpa pijakan yang kuat dalam teknologi akan dirugikan ketika menghadapi tren evolusi perubahan bisnis. Pemulihan bencana dan perencanaan kesinambungan bisnis harus berubah agar sesuai dengan lingkungan bisnis yang serba cepat dan sangat kompetitif serta menawarkan perlindungan terhadap bencana yang mengancam yang tidak dapat dikendalikan. Perencana Berkelanjutan harus beralih ke solusi yang berbasis internet.

Virus SQL Slammer baru-baru ini adalah contoh utama mengapa perencanaan kontinjensi harus berubah untuk mengikuti bisnis yang bergantung pada teknologi. Meskipun efek SQL Slammer dapat membawa muatan yang lebih merusak, efek tersebut menjatuhkan 13.000 mesin ATM di Bank of America, sehingga pelanggan tidak dapat menarik uang tunai selama akhir pekan dan dilaporkan menyebabkan kerusakan luas di HP dan bahkan Microsoft sendiri. Pemulihan bencana dan industri perencanaan kesinambungan bisnis dipaksa untuk memperhatikan.

Mitos Tentang Pencadangan Online

Kapan pun ide inovatif mengancam untuk menggantikan solusi saat ini dalam praktik bisnis sehari-hari, mitos mulai tumbuh seperti rumput liar yang melihat lapangan golf favorit Anda. Kenyataan yang tidak menyenangkan adalah bahwa banyak bisnis saat ini menderita karena rencana cadangan yang tidak memadai. Cadangan data sangat penting untuk setiap perusahaan. Ingat terakhir kali Anda tidak menderita sakit kepala cadangan? Anda tidak bisa.

Sebuah solusi baru memasuki pasar pada pertengahan 80-an tetapi tidak diluncurkan sampai fenomena World Wide Web lepas landas. Baru kemudian hal itu menarik perhatian profesional TI yang bertanggung jawab untuk menjaga data penting misi. Pencadangan online atau brankas elektronik, apa pun istilah yang digunakan, menghilangkan banyak sakit kepala pencadangan yang umum terjadi. Kemampuan untuk mengotomatiskan pencadangan Anda dan menghapus data di luar situs ke brankas yang aman dengan mengklik tombol mouse sekarang menjadi kenyataan. Pencadangan online adalah solusi paling inovatif, hemat biaya, dan andal saat ini. Namun menghilangkan mitos tentang pencadangan online terus menjadi tantangan bagi perusahaan yang menawarkan teknologi ini.

Mitos Satu: Pencadangan online terlalu mahal.

Awalnya mungkin tampak seperti itu. Bandingkan skenario rekaman misalnya. Perangkat keras, lisensi perangkat lunak, kaset, personel — dan jangan lupakan kesalahan dasar manusia, menambah biaya prosedur pencadangan tradisional. Biaya tambahan bertambah dengan layanan kurir tradisional di luar lokasi dan solusi pita memiliki biaya di muka yang besar dan terkadang tidak terduga, sementara biaya cadangan online menurun. AmeriVault Corp.(TM) memperkirakan penurunan biaya tahunan dua digit karena penurunan harga bandwidth dan perangkat keras penyimpanan. Pengguna kecil sepuluh gigabyte dengan

cadangan harian akan membayar sekitar $460.00 untuk layanan tradisional meskipun sebagian; sementara pengguna yang sama akan membayar sekitar $294,00 untuk layanan otomatis yang lengkap. Selain itu, teknologi pencadangan online memanfaatkan jalur telekomunikasi perusahaan yang sudah ada. Sebuah perusahaan dapat lebih membenarkan biaya 24 x 7 dari koneksi internet khusus. Pencadangan online menghilangkan semua faktor biaya tradisional ini. Dengan otomatisasi total, pencadangan lokal dan perlindungan di luar lokasi terjadi secara bersamaan.

Mitos Kedua: Data tidak aman di Internet.

Pencadangan online menggunakan teknologi yang sama yang digunakan Pemerintah AS untuk keamanannya. Data terenkripsi dan terfragmentasi dikirim melalui jalur telekomunikasi — potongan teka-teki dalam bahasa omong kosong. Vendor pencadangan online dapat menawarkan koneksi VPN (Virtual Private Network) yang sangat aman kepada klien. Tingkat keamanan yang lebih tinggi ini memastikan bahwa semua komunikasi antara klien dan brankas dienkripsi. Pencadangan online sebenarnya lebih aman daripada menyimpan kaset data yang tidak terenkripsi di brankas jarak jauh.

Mitos Tiga: Pencadangan Online tidak dapat menangani 500 data perusahaan yang sangat besar.

Menangani data dalam jumlah besar melalui bandwidth yang relatif kecil adalah fitur populer dari pencadangan online. Cadangan awal atau “benih” data server diekstraksi. Teknologi Delta Processing kemudian mencari bagian terbaru dari file yang diubah. Hanya perubahan data yang terfragmentasi yang dikirim ke brankas. Sistem penyimpanan disk bervolume besar dan sangat redundan menyimpan data secara online. Penyedia layanan pencadangan online dengan tanggung jawab untuk memastikan bahwa ruang penyimpanan selalu tersedia, berapa pun ukurannya. Untuk meningkatkan integritas, keandalan, dan pemulihan data, sejumlah besar data online dicadangkan ke pita setiap hari, dan dikirim ke brankas bawah tanah untuk diamankan.

Evolusi yang Tak Terelakkan

Terlepas dari mitos saat ini seputar pencadangan online, tidak dapat dihindarkan itu dengan cepat menjadi standar dalam bisnis penyimpanan cadangan data. Pencadangan online telah membuktikan dirinya sebagai komponen mendasar dari pemulihan bencana dan rencana kelangsungan bisnis. Solusi pemulihan tradisional harus dijual kembali untuk mengakomodasi alternatif pemulihan dan kontinuitas baru yang tersedia untuk bisnis dalam iklim yang serba cepat dan tidak pasti ini. Bisnis tidak lagi dapat mengandalkan perlindungan aset terpenting mereka dengan metode yang tidak efisien.

Kehilangan data dan bencana tidak dapat dihindari, begitu juga backup online. Internet telah secara radikal mengubah ekonomi global, dan dengan itu, manajemen mengamankan dan memulihkan data. Perusahaan yang menunggu sampai bencana datang untuk menerapkan cara yang lebih efisien untuk mencadangkan data berharga mereka, akan punah seperti dinosaurus yang pernah menjelajahi planet kita.

Mengkategorikan dan Mengatur Data Elektronik untuk Efisiensi Cadangan Maksimum

Sebagian besar perusahaan saat ini, baik besar atau kecil, mengalami kelebihan data. Menurut studi industri, banyak organisasi menemukan bahwa mereka harus menggandakan kapasitas penyimpanan mereka setiap enam hingga 12 bulan. Dengan peraturan baru-baru ini seperti Sarbanes-Oxley, HIPAA dan lainnya yang mengharuskan bisnis untuk mencatat dan melaporkan secara akurat dan dengan demikian menghasilkan lebih banyak data, ledakan data ini tidak akan mereda dalam waktu dekat. Bahkan, karena peraturan tambahan sedang diantisipasi untuk perbankan dan industri lainnya, kemungkinan akan terus meningkat pesat.
Untuk melindungi data penting misi Anda dan menjaga agar perusahaan Anda tetap berjalan, tentu saja memiliki solusi pencadangan dan pemulihan yang efisien adalah kuncinya. Namun, untuk mencapai dan mempertahankan efisiensi pencadangan, mengkategorikan dan mengatur data Anda juga penting, tidak hanya untuk memastikan bahwa file yang diperlukan telah dicadangkan tetapi juga untuk meminimalkan biaya. Saat ini, ini adalah tugas yang sangat kompleks mengingat kantor jarak jauh dan semakin banyak perangkat seluler yang digunakan.
Pertama dan terpenting, administrasi prosedur perlindungan data harus terpusat untuk menjaga konsistensi dan kontrol. Ini akan memastikan bahwa data kantor cabang juga terlindungi dengan baik. Kemudian administrator berkewajiban untuk mendorong kantor cabang untuk menyimpan semua dan semua data ke server, bukan ke hard drive lokal, sehingga dapat dicadangkan sesuai dengan jadwal pencadangan yang ditetapkan.
Mengkategorikan file Anda ke dalam grup yang berbeda dengan jadwal pencadangan yang berbeda dapat membantu mengurangi biaya Anda secara signifikan. File MP3 misalnya, mungkin hanya perlu dicadangkan seminggu sekali jika tidak, file tersebut mungkin tidak perlu memperluas jendela pencadangan Anda dan tergantung pada jenis solusi pencadangan yang Anda gunakan, biaya Anda. Anda dapat mulai dengan mengelompokkan data file Anda berdasarkan jenis dan akses. Tipe data mengidentifikasi data berdasarkan tujuan, sedangkan akses data mengidentifikasi data berdasarkan penggunaan dan laju perubahan. Tipe data melibatkan pengkategorian data berdasarkan Sistem Operasi, Data Sistem Operasi (OS), Aplikasi dan Data Pengguna. Akses data mengidentifikasi penggunaan data dan tingkat perubahan. Untuk beberapa data mungkin tidak ada modifikasi apapun karena data tersebut merupakan data arsip. Untuk data lain, mungkin ada perubahan rendah, sedang, atau tinggi. Proses ini akan membantu Anda menentukan seberapa sering data Anda harus dicadangkan dan berapa lama harus disimpan.

Pertanyaan-pertanyaan berikut harus ditanyakan:

Apakah data mendukung fungsi bisnis penting?

Apakah data mendukung masalah hukum atau audit?

Apakah datanya sensitif?

Apakah data sulit atau mahal untuk direproduksi?

Ini akan membantu menentukan seberapa sering untuk membuat cadangan dan berapa lama untuk menyimpan data yang bersangkutan. Misalnya, data yang mendukung fungsi bisnis penting harus disalin di luar lokasi secara teratur dan harus memiliki periode penyimpanan yang singkat karena tingkat perubahannya yang tinggi. Data yang mendukung masalah hukum atau audit juga harus disalin di luar lokasi secara teratur; namun, itu harus memiliki periode retensi yang lama atau permanen karena sifatnya. Data sensitif, seperti paten atau rahasia dagang, harus disalin di luar situs secara teratur dan harus diarsipkan secara permanen. Data, seperti informasi historis, yang sulit atau mahal untuk direproduksi, harus disalin di luar situs satu kali dan harus diarsipkan secara permanen.

Bagaimana Anda mengatur data Anda juga penting. Penataan sistem Anda sehingga file data yang dibahas di atas diatur dalam satu area memudahkan mengarahkan program cadangan ke satu area daripada harus mengumpulkan file dari lokasi yang tersebar luas. Memiliki personel menyimpan dokumen mereka ke folder yang ditentukan di server adalah pilihan yang ideal. Misalnya, setiap karyawan dapat memiliki folder bernama mereka sendiri di mana mereka dapat menyimpan file mereka. Biasanya, melalui opsi Preferensi, program dapat diarahkan untuk melakukan ini secara default. Melalui pengaturan ini, Anda dapat dengan mudah melihat file mana yang perlu dicadangkan dan merencanakannya dengan tepat.

Seiring bertambahnya jumlah data bisnis, semakin penting untuk mencapai pencadangan yang paling efisien. Metode pencadangan apa pun yang Anda gunakan, hanya dengan mengelompokkan dan mengatur data Anda, Anda dapat memastikan bahwa Anda mencadangkan file yang tepat dan dapat meminimalkan biaya pada saat yang bersamaan. Itu hanya masuk akal bisnis yang baik.